A LGPD se aplica ao tratamento de dados pessoais em meios físicos e digitais, respeitadas as hipóteses previstas na própria lei. “Tratamento” é um conceito amplo: pode incluir coletar, produzir, consultar, utilizar, armazenar, compartilhar, arquivar e eliminar dados.
Na prática, uma pasta de papel com documentos de funcionários e uma base digital com cadastros de clientes podem apresentar desafios semelhantes: conter informação pessoal, exigir acesso controlado e precisar de regras claras de uso, conservação e destinação.
A lei estabelece princípios como finalidade, necessidade, segurança, prevenção e responsabilização. Isso significa que a empresa deve conseguir explicar os motivos e as regras do tratamento e adotar medidas técnicas e administrativas proporcionais para proteger os dados — inclusive quando eles aparecem em documentos e arquivos.
Por isso, é necessário que seja realizado o trabalho de gestão documental.
Mas lembre-se: gestão documental não é só guardar ou digitalizar.
Uma gestão de documentos estruturada ajuda a transformar esses princípios em práticas cotidianas. Ela pode organizar:
- classificação e identificação dos documentos e das informações que contêm;
- regras de acesso, para que cada pessoa consulte apenas o que precisa para sua função;
- prazos de guarda e destinação, considerando as finalidades e obrigações aplicáveis;
- localização e rastreabilidade, para saber onde estão os registros e como foram utilizados;
- procedimentos para atender solicitações relacionadas aos dados pessoais;
- descarte seguro, quando não houver mais finalidade ou hipótese válida para conservar os dados;
- controles para documentos físicos, digitais e cópias distribuídas por sistemas e dispositivos.
O GED ou outro sistema de armazenamento pode apoiar esses controles, mas a tecnologia não substitui as decisões sobre finalidade, acesso, prazo, responsabilidade e procedimento. Uma pasta digital sem regras pode continuar tão desorganizada e vulnerável quanto um arquivo físico sem controle.
A gestão de documentos físicos e digitais é de extrema importância para que a sua empresa esteja em conformidade legal. Por isso, a Syllos oferece uma gama completa de soluções para cuidar do seu acervo. Entre em contato conosco e Saiba mais !
