GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. É o conjunto de recursos e processos usados para capturar, organizar, armazenar, localizar, compartilhar e controlar documentos em formato digital.
Na prática, porém, nem toda solução chamada de GED oferece o mesmo nível de gestão. Algumas funcionam principalmente como repositórios com pastas e arquivos. Outras incorporam automações, fluxos de trabalho, controles de acesso, registros de atividades e recursos para administrar prazos e documentos de ponta a ponta.
O que uma empresa deve buscar em um GED?
Antes de escolher uma solução, vale avaliar se ela acompanha a realidade operacional da empresa. Entre os recursos que podem fazer diferença estão:
- Organização automática e padronização
- Gestão de prazos e descarte controlado
- Workflows que reduzem tarefas manuais
- Apoio aos processos de proteção de dados e à LGPD
- Gatilhos e alertas de prazos
- Níveis de acesso e segurança
- Rastreabilidade e cadeia de custódia documental
- Facilidade de uso e adaptação
Como saber qual GED atende à sua empresa?
Antes de comparar fornecedores, mapeie os principais desafios: quais documentos são mais difíceis de encontrar? Onde há retrabalho? Quais prazos precisam ser acompanhados? Quem deve acessar cada categoria de informação? Quais processos ainda dependem de e-mails, planilhas ou lembretes manuais?
Depois, avalie as soluções com situações reais da sua operação. Peça demonstrações práticas, questione como funcionam as automações, a gestão de descarte, os workflows, os registros de auditoria e os controles de acesso. Verifique também implantação, migração, suporte, integrações e possibilidades de crescimento.
O melhor GED não é necessariamente o que oferece a lista mais extensa de funcionalidades. É aquele que resolve os problemas prioritários da empresa, é simples para as pessoas usarem e permite administrar documentos com organização, segurança e rastreabilidade.
Na Syllos, entendemos que a gestão documental precisa acompanhar a velocidade das mudanças sem se tornar mais um processo complicado.
Se sua empresa quer ir além de uma estrutura de pastas e compreender que tipo de GED faz sentido para sua operação, converse com nossa equipe clicando em:
