Zero Papel: Como Empresas Estão Transformando Seus Negócios com a Digitalização e o Descarte Seguro
A imagem de empresas repletos de arquivos, armários e pilhas de papel está se tornando uma relíquia do passado. O motivo? Um movimento poderoso e estratégico conhecido como *”Zero Papel” (ou *Paperless)**. Mais do que uma iniciativa ecológica, a eliminação do papel dos processos corporativos é um passo decisivo em direção à eficiência operacional, segurança da informação e redução de custos.
Na Syllos, temos o privilégio de guiar empresas nessa jornada de transformação. Através de projetos integrados de gestão documental, digitalização e descarte seguro, nossos clientes não apenas modernizam suas operações, mas também colhem benefícios que impactam diretamente seus resultados. A seguir, compartilhamos alguns cases de sucesso que ilustram o poder dessa mudança.
Case 1: A Cooperativa de Crédito que Transformou papel em inovação
Cooperativas de Crédito operam em um ambiente que exige agilidade e, ao mesmo tempo, um rigoroso controle de conformidade. Uma de nossas parceiras, uma cooperativa em plena expansão, enfrentava um gargalo que limitava seu crescimento: o processo manual de análise e formalização do fluxo de documentos.
O Desafio: Cada nova proposta gerava um dossiê físico com dezenas de documentos (identidade, comprovantes, garantias). O processo era lento, suscetível a erros humanos e o armazenamento desses dossiês ocupava um espaço valioso, além de dificultar consultas futuras.
A Solução Syllos: Desenhamos e executamos um projeto completo. Primeiro, digitalizamos todo o acervo existente. Em seguida, implementamos uma solução de captura inteligente na linha de frente: os documentos dos novos cooperados podem ser digitalizados no ato, e um software com IA extraía e validava os dados automaticamente, montando o dossiê digital.
Benefícios Conquistados
Agilidade na Resposta ao Cooperado: O tempo de atendimento foi reduzido em mais de 80%, melhorando drasticamente a experiência do cliente.
Segurança e Compliance: Com os dossiês digitais, a cooperativa ganhou controle total sobre o acesso à informação, com trilhas de auditoria completas, garantindo total aderência às normas do Banco Central e da LGPD.
Eficiência da Equipe: Ao deixar o papel para trás, os colaboradores ganharam tempo para o que mais importa: cuidar das pessoas e tomar decisões que fortalecem a cooperativa.
Case 2: A Indústria que Centralizou e Modernizou seu Departamento de RH
O departamento de Recursos Humanos é, por natureza, um dos mais intensivos em documentos. Para uma grande indústria com múltiplas unidades fabris, gerenciar o ciclo de vida de milhares de colaboradores de forma física era um pesadelo logístico e um risco trabalhista.
O Desafio: Prontuários de funcionários, contratos, folhas de ponto, exames admissionais e atestados médicos estavam espalhados em arquivos físicos por diversas localidades. Processos como auditorias internas, fiscalizações trabalhistas ou mesmo a simples consulta de um histórico eram extremamente demorados e ineficientes.
A Solução Syllos: Realizamos a digitalização em massa de todo o acervo de RH, criando um prontuário digital unificado para cada colaborador. Implementamos um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) que centralizou o acesso e permitiu a criação de fluxos automatizados para inclusão, atualização e consulta de informações.
Com isso, eliminamos processos manuais, reduzimos riscos de perda documental e garantimos total conformidade com normas trabalhistas e LGPD. O resultado foi mais agilidade nas rotinas de RH e a liberação da equipe para atividades estratégicas — como gestão de pessoas, análise de desempenho e desenvolvimento organizacional.
Benefícios Conquistados:
Redução de Risco Trabalhista: Acesso imediato e organizado a qualquer documento do colaborador, garantindo respostas rápidas e precisas em caso de fiscalizações ou ações judiciais.
Gestão Estratégica de RH: A equipe de RH passou a ter uma visão 360º e centralizada de todos os colaboradores, permitindo uma gestão mais estratégica e menos operacional.
Liberação de Espaço e Sustentabilidade: Salas inteiras, antes dedicadas a arquivos, foram liberadas para outras finalidades, e a drástica redução no consumo de papel reforçou as metas de sustentabilidade da indústria.
A Etapa Final e Crucial: O Descarte Seguro
A jornada “Zero Papel” não termina na digitalização. O que fazer com os documentos físicos originais? Simplesmente descartá-los é um risco enorme de segurança e não cumpre as normas da LGPD.
Para ambos os clientes, a Syllos gerenciou o *descarte seguro e ecológico*. Após o prazo legal de guarda e a validação do acervo digital, os documentos foram fragmentados e reciclados de forma segura, com emissão de um certificado que garante a destruição completa e rastreável do material. Esse passo final assegura que a transição para o digital seja completa, segura e definitiva.
Sua Empresa Pronta para o Futuro
Os benefícios do movimento “Zero Papel” são claros:
Redução de Custos: Menos gastos com impressão, armazenamento e transporte.
Aumento de Produtividade: Acesso instantâneo à informação, de qualquer lugar.
Segurança da Informação: Controle de acesso, rastreabilidade e conformidade com a LGPD.
Sustentabilidade: Redução do impacto ambiental e fortalecimento da imagem da marca.
A transição para um ambiente sem papel não precisa ser complexa. Com o parceiro certo, ela se torna um projeto estratégico que posiciona sua empresa na vanguarda da eficiência e da inovação.
