Um panorama sobre a realidade da gestão de documentos das empresas privadas
A gestão de documentos nas empresas privadas brasileiras está em um momento de transição acelerada, impulsionada pela transformação digital e pela necessidade de maior eficiência e segurança.
Nesse cenário, observa-se tanto um avanço significativo na adoção de novas tecnologias quanto a persistência de desafios relevantes.
Além disso, o volume crescente de informações é um dos principais motores da modernização. Pesquisas indicam que o volume global de dados pode chegar a 181 zettabytes até 2025.
Nas empresas, esse crescimento representa uma avalanche de contratos, notas fiscais, e-mails, relatórios e outros registros que precisam ser armazenados, organizados e acessados com eficiência.
Quando a gestão falha, surgem custos diretos e indiretos que afetam o dia a dia. Funcionários perdem tempo procurando informações, o que reduz a produtividade.
Ao mesmo tempo, a má organização aumenta o risco de extravio de documentos essenciais, gerando multas, problemas legais e perda de oportunidades de negócio.
Principais desafios encontrados no cenário atual
Entre os principais desafios, a segurança da informação se destaca como prioridade. A proteção de dados sensíveis exige atenção redobrada, especialmente após a LGPD. Vazamentos, acessos indevidos e perdas documentais podem gerar sanções severas e danos irreparáveis à reputação da empresa.
No caso dos documentos fiscais, a legislação exige que empresas guardem as notas fiscais (XML) por, pelo menos, 5 anos. A perda desses arquivos pode gerar multas acima de R$1.000 por documento. Em fiscalizações, a não apresentação pode resultar em multas de até 225% dos valores não declarados e até processos criminais.
Em relação à LGPD, o vazamento de dados contidos em documentos mal armazenados pode gerar multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$50 milhões por infração.
Cultura organizacional como barreira à gestão de documentos
Outro obstáculo importante é a cultura organizacional. Muitas empresas ainda operam com mentalidade analógica e veem o papel como mais seguro. Essa resistência limita a modernização e atrasa a adoção de ferramentas digitais.
Um documento é copiado, em média, de 9 a 11 vezes, e cerca de 40% das impressões são desnecessárias.
Além disso, os custos de armazenamento e manutenção física são elevados. Arquivos exigem espaço, mobiliário e controle de ambiente. Esses custos, somados ao tempo gasto com gestão manual, tornam o processo ainda mais caro.
Uma empresa que utiliza uma sala de 15 m² como arquivo morto, numa região com aluguel comercial de R$80/m², gasta R$1.200 por mês apenas com espaço — cerca de R$14.400 por ano, sem considerar manutenção.
Do ponto de vista legal, as empresas precisam seguir prazos de guarda para documentos fiscais, trabalhistas e outros. O descumprimento dessas exigências gera multas e processos.
No entanto, profissionais podem gastar de 25% a 35% do tempo procurando informações. No Brasil, pesquisas da ABGD indicam que esse tempo pode chegar a 2 horas por dia por colaborador.
Em consequência disso, o impacto anual é enorme: gestores podem perder o equivalente a um mês de trabalho ao ano apenas tentando localizar documentos.
Além disso, o custo financeiro da improdutividade também é expressivo: uma empresa com 1.000 funcionários pode desperdiçar cerca de US$2,5 milhões ao ano por ineficiência na localização de documentos.
Em resumo, a má gestão documental funciona como uma sangria silenciosa que drena recursos, reduz a eficiência e expõe a empresa a riscos sérios. Investir em organização e tecnologia deixa de ser custo e passa a ser estratégia essencial para a sustentabilidade do negócio.
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