Sim. Com organização documental, cada arquivo recebe classificação e indexação que permitem buscas rápidas. Por exemplo, um prontuário médico pode ser acessado em segundos em auditoria do CFM ou um contrato de trabalho é localizado com agilidade em fiscalizações trabalhistas.
O apoio acontece em três frentes:
Controle e descarte: implantamos tabelas de temporalidade para indicar quando um documento pode ser eliminado e realizamos o descarte certificado, evitando o risco de vazamentos.
O descarte é feito em duas etapas. Primeiro, aplicamos a tabela de temporalidade para confirmar que o prazo de guarda já venceu. Em seguida, realizamos a eliminação com protocolos ambientais: o papel é triturado até não poder ser recomposto e segue para reciclagem. Todo o processo é rastreado e, ao final, emitimos um Certificado de Descarte Sustentável.
Sim. Depois da digitalização, os arquivos ficam disponíveis em plataforma segura na nuvem. O acesso é feito por login e senha, com diferentes níveis de permissão conforme o perfil do usuário.
A digitalização reduz a necessidade de imprimir e armazenar papel. O descarte é feito com reciclagem certificada para transformar toneladas de arquivos em matéria-prima reaproveitada. A liberação de espaço físico diminui a demanda por áreas de armazenamento, o que impacta custos e uso de energia.
O tempo varia conforme o tipo de documento e o órgão regulador. Registros trabalhistas seguem prazos da CLT, prontuários médicos têm regras do CFM, documentos financeiros precisam atender ao Bacen e ao fisco.
A lentidão geralmente vem de acervos desorganizados e falta de critérios claros. Para resolver, estruturamos fluxos de entrada, classificação e guarda. Isso significa que um documento que chega já recebe código, categoria e prazo de guarda para facilitar consultas futuras. A digitalização com indexação permite localizar arquivos em segundos.
No transporte físico, as caixas são lacradas e acompanhadas por protocolos de rastreamento. Na custódia, os arquivos ficam em áreas com controle de acesso, monitoramento e registro de movimentação. Quando digitalizados, os documentos recebem criptografia e certificação digital para impedir alterações. O acesso à plataforma é restrito por login e senha e cada consulta fica registrada em log.
A transferência da responsabilidade de organizar, guardar e descartar documentos para especialistas libera equipes internas de tarefas operacionais e garante que todas as práticas sigam normas legais e ambientais.
Sim. As soluções são personalizadas de acordo com a necessidade. Pequenas empresas podem começar apenas com digitalização e organização básica. Médias e grandes instituições, como hospitais, universidades ou cooperativas de crédito, recebem projetos completos com tabela de temporalidade, digitalização certificada, custódia e descarte sustentável.
O contato pode ser feito pelo formulário da página, por e-mail ou telefone. A partir daí, realizamos um diagnóstico inicial para entender o volume de documentos, os prazos legais envolvidos e as demandas específicas. Com essas informações, elaboramos uma proposta personalizada que inclui as etapas necessárias (organização, digitalização, custódia ou descarte).
Nossa equipe está pronta para entender a sua realidade e indicar a melhor solução — seja organização, digitalização, custódia ou descarte sustentável.
